табель

Cрок выполнения : Несколько дней

Вид работы : Контрольная

Дисциплины:
Гуманитарные: Другое.

Добавлен 24.04.2018 15:45:03

Уникальность:

Доработка:

Подробно: Контрольная работа№1 по дисциплине «Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности» Преподаватель: Ганцен Н. Ф. Задание 1. Разработать табеля форм документов либо организации, либо структурного подразделения. РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Цель работы– изучение методики оптимизации процессов документирования посредством разработки Табеля форм документов. Задачи практической работы: • оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе; • классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям); • унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации; • упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации. Студент выбирает самостоятельно конкретные разновидности (формы) документов (15 штук) из массива документов, сформированного при прохождении практик. Итогом является: 1) описание организации (структурного подразделения) по схеме; 2) составленный табель форм документов; 3) заполненные на каждый документ карточки; 4) все отсканированные документы. Методика выполнения В качестве объекта анализа студент выбирает либо организацию (предприятие), в которой проходил производственную практику, либо одно из структурных подразделений ЧГАКИ по указанию преподавателя. Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения. Основные этапы разработки Табеля форм документов: 1) предпроектное обследование; 2) выбор формы Табеля; 3) формирование структуры Табеля; 4) составление Табеля. На первом этапе – предпроектного обследования – изучается документация организации: • документы, составляющие правовую базу деятельности организации: • законодательные акты; • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; • нормативные правовые акты органов власти и управления субъекта Федерации, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации. • организационно-правовая документация организации: • устав или положение об организации; • положения о подразделениях; • структура и штатная численность организации; • штатное расписание; • регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов; • правила внутреннего трудового распорядка; • должностные инструкции и др. • распорядительная документация организации (в первую очередь, для выявления введенных в действие форм документов): • приказы, указания, распоряжения руководства; • решения коллегиальных (совещательных) органов по основной деятельности организации. • нормативно-методические документы по документационному обеспечения деятельности организации (определяющие состав и технологию обработки документов): • инструкция по делопроизводству; • правила составления и оформления документов; • процедуры документирования отдельных видов деятельности, работ, операций; • технологические инструкции по работе с документами; • номенклатура дел организации и др. • образцы форм документов организации (структурного подразделения), как минимум, за последний год. Предпроектное обследование преследует две основных цели: 1) выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации 2) выявление создаваемых в процессе их реализации комплексов документов. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Исчерпывающее выявление форм документов проводится во всех структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Приложение 1), в которую вносится следующая информация: • полное наименование формы документа (наименование вида и заголовок к тексту документа); • код формы (по ОКУД или локальному классификатору); • имя файла (если имеется электронный вариант документа); • правовое основание издания документа (нормативный правовой акт, регламентирующий требования к содержанию, форме, процедурам работы с документом); • функция управления (сфера применения) и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи — «регламентацш численного и должностного состава»); • сведения об основных этапах подготовки документа: • подразделение-составитель; • внешнее и внутреннее согласование; • удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати); • адресат документа; • сведения о регистрации документа; • сведения о контроле; • место хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение). Карты документов, собранные в процессе предпроектного обследования, в дальнейшем при работе над табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения в дальнейшем будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) табеля и для отбора форм документов для включения в табель. Результат первого этапа оформляется в следующем виде: 1. Описание организации (структурного подразделения) по схеме: • наименование организации (структурного подразделения); • основные направления деятельности (по уставу, положению о структурном подразделении); • документы, регламентирующие порядок деятельности организации (структурного подразделения): законы, нормативные правовые акты органов государственной власти РФ, субъекта Федерации; организационно-правовые документы предприятия (структурного подразделения). 2. Картотека форм документов. Картотека должна включать не менее 15 карт документов (исчерпывающий перечень документов по направлению деятельности, по структурному подразделению) с приложением образцов документов. На втором этапе – выбор формы Табеля – с учетом специфики деятельности организации определяются конкретные задачи, стоящие перед разработчиками табеля. Данное обстоятельство влияет на расширение числа признаков (граф в табличной форме Табеля) описания форм документов, процедур документирования и работы с документами: Задачаоптимизация состава документов организации. Решение по форме Табеля – графы табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, тираже и некоторые другие. Задачарегламентация процедуры подготовки и обработки документов (цель - совершенствование документооборота организации). Решение по форме Табеля - табель необходимо дополнить сведениями о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости - и указывать тираж документов. В проекте новой редакции ГСДОУ предлагается следующая примерная форма Табеля (таблица 1) Таблица 1 Примерная форма Табеля форм документов № п/п Наименование формы документа Код по ОКУД Код по локальному классификатору Подразделение, ответственное за подготовку Согласование Подпись Утверждение Печать Место хранения документа 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 В.Ф. Янковая предлагает использовать в деятельности организаций, предприятий расширенную форму Табеля (Таблица 2) Таблица 2 Примерная форма Табеля форм документов Наименование формы документа Код фирмы Кем и когда утверждена Периодичность составления Составитель документа Внутреннее согласование Внешнее согласование Подпись Утверждение Печать Куда представляется Примечания 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Форма Табеля при необходимости может быть конкретизирована: • графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по локальному классификатору»; • табель может быть дополнен графами: • «Регистрация документа» (место регистрации); • «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения); • «Место хранения 1-го экземпляра документа»; • «Место хранения копии документа». Результат второго этапаоформляется в виде формы Табеля (шапка таблицы) с объяснением выбранного решения. Третий этап — формирование структуры Табеля - отвечает на вопрос о его внутренней структуре, определяющей группировку форм документов по разделам. На данном этапе выбирается классификационная схема, в соответствии с которой будет даваться описание форм документов. Классификационная схема Табеля может строиться по двум основаниям: 1) организационная структура предприятия. Классификационным признаком форм документов выступают структурные подразделения, в деятельности которых они образуются. Последовательность разделов табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений. Преимущество данного подхода построения структуры Табеля: простота в разработке и использовании. Ограничения: частота изменения, нарушение «логики» документирования бизнес-процесса, распределенного между несколькими подразделениями, т.е. сложность при выделении комплексов документов, создаваемых в процессе реализации какой-либо одной функции или задачи. 2) функции управления (направления деятелъности). Классификационным признаком форм документов первого уровня выступают функции управления (направления деятельности) предприятия, классификационным признаком второго уровня - управленческие задачи, которые решаются в ходе реализации функции. Построение табеля по функциональному принципу предполагает предварительную разработку классификатора управленческих функций организации. Преимущества данного способа классификации форм документов, по сути, снимают ограничения их классификации по признаку организационной структуры. Кроме того, построение табеля по функциональному принципу позволяет помимо оптимизации документационного обеспечения оценить целесообразность распределения функциональных задач между подразделениями и отдельными исполнителями. Предлагаемый в приложении 2 перечень разделов табеля включает типовые функции управления, присущие практически всем организациям, независимо от конкретного содержания их основной (производственной) деятельности. Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение деятельности организации. В этом случае функции, отражающие специфику деятельности организации, встраиваются между блоком собственно управленческих функций (функции 1-4) и функциями обеспечивающего характера (функции 5-12). Результат третьего этапаоформляется в виде классификационной схемы функций управления (примерного перечня разделов Табеля форм документов). Данная схема строится в виде многоуровневого нумерованного списка функций управления, конкретизированных через печень задач (см. Приложение 2). Список должен содержать ссылки на организационно-правовые документы (положения, инструкции и т.д.). Заключительный этап - составление Табеля. В Табель форм документов включаются: • формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющие как отраслевой, так и межотраслевой характер; • формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов Российской Федерации; • применяемые в организации формы документов, включенные вОбщероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); • внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации; • формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях. В последнем случае формы документов включаются в табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации. Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы табеля. В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др. Результат 4-го этапа оформляется в виде Табеля форм документов организации (структурного подразделения). Пример фрагмента Табеля документов см. приложение 3. 1Янковая, В.Ф. Табель форм документов учреждения: назначение и порядок разработки / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. - 1998. - № 2. - С. 8-12. Приложение 1 Примерная форма карты документа КАРТА ДОКУМЕНТА Наименование документа Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу Файл ПРИКАЗЫ Функция управления Управление персоналом Решаемая задача Подбор, расстановка и исполъзование кадров Код по ОКУД 02811518 Код по локальному классификатору нет Кем и когда утвержденапостановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Составитель документа Отдел кадров Лицо, ответственное за составление Специалист отдела кадров Периодичность подготовкиПо мере необходимости Согласование: 1.______________ 2.______________ 3.______________ Внешнее согласование нет Подпись Генералъный директор Утверждение: Правовым актом нет Должностным лицом нет Печать гербовая нет____ иная нет Регистрация Отдел кадров Кол-во экз. 3 Адресат ___внутренний документ__________________________ Место хранения 1-й экз. - дело, 2-й экз, -личное дело, 3-й экз. - бухгалтерия Примечания ознакомителъная виза работника__________________ Приложение 2 Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу 1. Организация системы и процессов управления 1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности 1.2. Обеспечение законности деятельности 2. Прогнозирование и планирование деятельности 2.1. Прогнозирование деятельности 2.2. Планирование деятельности 3. Регулирование деятельности 3.1. Оперативное управление деятельностью 3.2. Информационное обеспечение деятельности 4. Контроль за деятельностью 4.1. Статистическая отчетность 4.2. Ведомственная отчетность 4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников) 5. Финансовое обеспечение 5.1. Бухгалтерский учет 5.2. Бухгалтерская отчетность 6. Материально-техническое обеспечение 6.1. Обеспечение сырьем, материалами 6.2. Обеспечение сбыта продукции (услуг) 7. Научно-техническое обеспечение 7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность 7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств 7.3. Охрана окружающей среды 7.4. Обеспечение научно-технической информацией 8. Международное сотрудничество 8.1. Командирование сотрудников за рубеж 8.2. Прием зарубежных делегаций 8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей 9. Управление персоналом 9.1. Подбор, расстановка и использование кадров 9.2. Учет личного состава 9.3. Аттестация работников 9.4. Повышение квалификации работников 9.5. Командирование сотрудников 9.6. Нормирование труда 9.7. Охрана труда 10. Документационное обеспечение 10.1. Организация работы с документами 10.2. Хранение и использование документов 11. Административно-хозяйственное обслуживание 12. Обеспечение безопасности (режима охраны) организации Приложение 3 Фрагмент Табеля форм документов. Документ Код формы по ОКУД Нормативный документ Подразделение организации ответственное за документ Адресат Периодичность Согласование Подпись/ Утверждение Кем используется Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Организация управления персоналом Правила внутреннего трудового распорядка 02521312 В соответствии со ст. 189 ТК РФ Менеджер по персоналу ПМН Бухгалтерия, юрист, руководители подразделений Руководитель организации Структур-ныепод-разделения, менеджер по персоналу Штатное расписание 02522518 Постановление Госкомстата Менеджер по персоналу ПМН Бухгалтерия, юрист, руководители подразделений Руководитель организации Менеджер персонала, юрист, бухгалтерия Книга учета трудовых книжек и вкладышей в них Менеджер по персоналу ПМН Бухгалтерия, юрист, Руководитель организации Контрольная работа№2 по дисциплине «Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности» Преподаватель: Ганцен Н. Ф. Классификация и кодирование технико-экономическойи социальной информации Цель работы– изучение методов классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации;технологии разработки, организации внедрения классификаторов технико-экономической и социальной информации. Задание 1. Дать характеристику двум общероссийским классификаторам (ОК), представленным в приложении, по следующей структуре: 1. Дайте полное и сокращенное наименование общероссийскому классификатору. 2. С чем гармонизирован ОК (с международной (региональной) классификацией, межгосударственным классификатором или международным (региональным) стандартом по классификации)? 3. Каким путем гармонизирован ОК? 4. Для чего предназначен ОК? 5. При решении каких задач используется ОК? 6. Что является объектом классификации в ОК? 7. Какой метод классификации используется в ОК? 8. Назовите признаки классификации. 9. Какой метод кодирования используется в ОК? 10. Из каких позиций структурно состоит ОК? 11. Какая структура кода используется в ОК? 12. Какая сокращенная форма записи наименований объектов классификации используется в ОК? 13. Приведите пример записи позиций ОК. 14. Кто осуществляет ведение ОК? 15. Дополнительно можно пояснить структуру, содержание, применение общероссийского классификатора и особенности классификации и кодирования отдельных объектов классификации. Ниже представлен список общероссийских классификаторов, вы выбираете для контрольной работы номер варианта соответствующий вашему номеру по списку в группе и анализируете два классификатора по предложенной структуре. ПРИЛОЖЕНИЕ СПИСОК ОБЩЕРОССИЙСКИХ КЛАССИФИКАТОРОВ 1 вариантОК 002-93: Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН), ОК 025-2001: Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) 2 вариантОК 017-94: Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК), ОК 014-2000: Общероссийский классификатор валют (ОКВ) 3 вариантОК 001-2000: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС), ОК 027-99: Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС) 4 вариантОК 010-93: Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 015-94: Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) 5 вариантОК 009-2003: Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), ОК 011-93: Общероссийский классификатор управленческой документацией (ОКУД) 6 вариантОК 003-99: Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), ОК 026-2002: Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) 7 вариантОК 005-93: Общероссийский классификатор продукции (ОКП), ОК 016-94: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) 8 вариантОК 006-93: Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ), ОК 018-95: Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) 9 вариантОК 024-95: Общероссийский классификатор экономических регионов (ОКЭР), ОК 028-99: Общероссийский классификатор организационно-правовых форм (ОКОПФ) 10 вариантОК 011-93: Общероссийский классификатор управленческой документацией (ОКУД), ОК 027-99: Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС) 11 вариантОК 013-94: Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ), ОК 007-93: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) 12 вариантОК 029-2001: Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), ОК 014-2000: Общероссийский классификатор валют (ОКВ) 13 вариантОК 016-94: Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК 025-2001: Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) 14 вариантОК 026-2002: Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК), ОК 023-95: Общероссийский классификатор начального профессионального образования (ОКНПО) 15 вариантОК 019-95: Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО), ОК 015-94: Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) 16 вариантОК 007-93: Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), ОК 027-99: Общероссийский классификатор форм собственности (ОКФС) Задание 2. Разработать локальный классификатор документов организации, либо структурного подразделения. Методические указания к разработке локального классификатора документов Классификация и унификация документов на предприятии – необходимый для создания единого информационного пространства предприятия этап. Локальный классификатор документов является не единственным классификатором, который используется в организации. Часть документов относится к общероссийским унифицированным формам документов, закрепленным в ОКУД. При наличии у предприятия отраслевого подчинения в документировании его деятельности обязательно применение отраслевых унифицированных форм документов, закрепленных в отраслевом классификаторе. Таким образом, на предприятии могут использоваться три категории классификаторов документов (общероссийский, отраслевой, локальный). Классификатор организации (локальный) – классификатор, принятый организацией, предприятием или их группами, занимающимися аналогичными видами экономической деятельности, применяемый только этими хозяйствующими субъектами. Главной целью разработки локального классификатора документов является закрепление единой системы классификации документной информации на предприятии. Основные задачи разработки локального классификатора: 1) правильный выбор методов классификации и кодирования исходного множества объектов; 2) выбор структуры локального классификатора документов и его оформление. Этапы разработки локального классификатора: Первым этапом разработки локального классификатора документов является сбор исходных материалов. К ним относятся: законодательные и нормативные материалы по документированию того вида деятельности, в сфере которой разрабатывается локальный классификатор документов; организационно-правовая документация предприятия и подразделения, где обозначены направления деятельности; существующие для выполнения данных задач документы. На втором этапе происходит определение методов классификации и кодирования, а также структуры классификатора. Выбор метода классификации и кодирования информации зависит от объема исходного множества, принадлежности к системам документации и сферы использования классификатора. При иерархическом методе глубина классификации может быть небольшой, в этом случае особое внимание необходимо уделить первому, основному признаку деления. Чаще всего, это либо функциональный, либо структурный признаки. При фасетном методе признаки для создания фасетов необходимо выделять на основании сферы использования локального классификатора документов. Допустима и более простая классификация, когда происходит лишь группировка документов по какому-либо признаку и затем производится их кодирование одним из регистрационных методов. На третьем этапе происходит собственно классификация исходного множества и присвоение кодов объектам классификации и классификационным группировкам. На четвертом этапе осуществляется подготовка и оформление текста локального классификатора документов. Особое внимание необходимо уделить введению, которое должно содержать следующую информацию: 1) указание на систему классификации и кодирования, к которой относится ЛКД; 2) перечисление сферы использования классификатора (направления деятельности предприятия, для документирования которой применяются документы); 3) цели и задачи разработки локального классификатора документов; 4) характеристика методов классификации и кодирования; 5) описание структуры кода; 6) описание структуры классификатора. Структура основной части зависит от примененных методов классификации и кодирования документов, а также задач, при решении которых предполагается использовать классификатор

Кратко: Контрольная работа№1 по дисциплине «Индексация и кодификация информации в профессиональной деятельности» Преподаватель: Ганцен Н. Ф. Задание 1. Разработать табеля форм документов либо организации, либо структурного подразделения. РАЗРАБОТКА ТАБЕЛЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Цель работы– изучение методики оп...